Groepsreserveringen plannen

Als groepsleider reserveer je in één keer werkplekken voor je hele groep. Elk lid krijgt een uitnodiging en accepteert of wijst die af. Dit hoofdstuk is voor groepsleiders. Heb je een uitnodiging gekregen, zie dan Een groepsuitnodiging beantwoorden.

Het overzicht van groepsreserveringen

Kies op het startscherm de paarse knop Groepsreserveringen.

Het overzicht heeft twee tabbladen: Aankomend en Afgelopen. Afgelopen toont je groepsreserveringen van de afgelopen 90 dagen. Je kunt ze bekijken, maar niet wijzigen of annuleren.

Bovenaan zie je het aantal Reserveringen, hoeveel uitnodigingen er nog op antwoord wachten (Wacht op antwoord) en welke reservering de Eerstvolgende is.

Per groep zie je de geplande data. Bij elke datum zie je hoeveel leden hebben geaccepteerd, nog moeten reageren en hebben afgewezen.

Is er nog niets gepland, dan zie je Geen aankomende groepsreserveringen. Plan er een om je groep uit te nodigen.

Een groepsreservering plannen

Kies Groepsreservering plannen. Er opent een wizard met vier stappen. Kies Terug om naar de vorige stap te gaan.

Stap 1: Kies een groep

1. Kies de groep. Gebruik Zoek groepen als je veel groepen leidt. Elke kaart toont de leden en de leider.
2. Kies Volgende: kies data.

Stap 2: Kies data

1. Kies een datum in de kalender. Je kunt verder vooruit plannen dan bij een gewone reservering. Alleen werkdagen zijn te kiezen.
2. Wil je meerdere data kiezen, houd dan Ctrl (Cmd op een Mac) ingedrukt terwijl je klikt, of houd op een touchscreen een datum ingedrukt.
3. Kies bij Dagdeel de Ochtend, de Middag of allebei.
4. Kies Volgende: ruimtes.

Een rode stip bij een datum betekent dat sommige leden die dag al met een groep geboekt zijn.

• Is de groep zelf, of ben jij, op een gekozen dagdeel al met een groep geboekt, dan kun je niet verder. Deselecteer die datum of kies een ander dagdeel.
• Zijn alleen sommige leden met een andere groep geboekt, dan zie je een waarschuwing. Je kunt wel verder. Leden die jouw uitnodiging accepteren, verlaten hun andere groepsreservering.

Stap 3: Ruimtes & extra's

1. Gebruikt je kantoor afdelingen, kies dan een Afdeling.
2. Kies bij Locatie de ruimte. Bij elke ruimte zie je hoeveel plaatsen er op de gekozen data nog vrij zijn voor de groep. Een ruimte met te klein voor de groep kun je niet kiezen.
3. Kies bij Werkplekken de knop Kies werkplekken en kies één werkplek per lid. Zie Voorgestelde plaatsen hieronder. Zijn er in de ruimte op deze data te weinig werkplekken of plaatsen vrij, dan meldt de werkplekkiezer dat: kies dan een andere ruimte. Werkplekken die op een van de gekozen data uit dienst zijn, worden niet getoond.
4. Kies eventueel een Parkeerplaats, en zet Lunch aan als je zelf meeluncht. Leden kiezen hun eigen lunch en parkeerplaats als ze accepteren.
5. Kies Volgende: controleren.

Stap 4: Controleren en versturen

1. Controleer de groep, data, ruimte, werkplekken, parkeerplaats en lunch. Kies Wijzig om iets te wijzigen.
2. Lees Genodigden moeten op tijd reageren: leden moeten voor de deadline reageren.
3. Kies Uitnodigingen versturen.

Je ziet Uitnodigingen verstuurd. Elk lid krijgt een uitnodiging voor elke datum. Konden sommige reserveringen niet worden gemaakt, dan vertelt de app hoeveel en waarom.

Voorgestelde plaatsen

Kies je werkplekken voor de groep, dan opent de plattegrond met een paneel Voorgestelde plaatsen. De app kiest alvast een set vrije werkplekken dicht bij elkaar.

• Optie voorstellen toont een andere set werkplekken.
• Vorige optie gaat terug naar de vorige set.
• Je kunt ook zelf werkplekken op de plattegrond kiezen.

Een teller laat zien hoeveel werkplekken je hebt toegewezen en hoeveel je er nodig hebt. Kies Bevestigen als elk lid een werkplek heeft.

De werkplekken van een groep bekijken

Kies Toon op plattegrond naast een datum om de werkplekken van de groep op de plattegrond te zien. Kies een gemarkeerde werkplek om te zien wie daar zit.

Als een werkplek uit dienst gaat

Gaat een werkplek van een geplande groepsreservering uit dienst, dan heeft de groep één werkplek minder dan er leden komen. De leden houden hun uitnodiging, maar de reservering komt een werkplek tekort tot een groepsleider een andere kiest.

Opent een groepsleider de groepsreservering, bijvoorbeeld vanuit het formulier Reserveer werkplek, dan staat er een waarschuwing met het aantal werkplekken dat ontbreekt.

1. Kies Kies werkplekken.
2. Kies op de plattegrond een vrije werkplek voor elke ontbrekende.
3. Kies Bevestigen.

Alleen groepsleiders zien deze waarschuwing. Leden kunnen de werkplekken van een groep niet wijzigen.

Een groepsreservering annuleren

Annuleren verwijdert de reservering voor de hele groep. Iedereen die heeft geaccepteerd, krijgt een melding.

• Eén datum: klik op Deze reservering annuleren naast de datum. Bevestig met Groepsreservering annuleren, of klik op Behouden om de reservering te houden.
• Alle data van een groep: klik op Annuleer alle reserveringen van deze groep op de kaart van de groep.
• Meerdere data: klik op Reserveringen selecteren, kies de data en klik op Selectie annuleren. Met het selectievakje van een groep kies je al haar data.