Why at workHelpcentrum
Contact

Statistieken en schermen

Statistieken laten zien hoe kantoren, ruimtes en parkeerplaatsen worden gebruikt. Op een scherm in de hal toont u live de bezetting.

Portaal 6 min lezenHandleiding voor versie 13.7.1 van het portaal

Op deze pagina
Het overzicht van vandaagDe bezetting per kantoorRapportages over een periodeKantoren met elkaar vergelijkenAanwezigheid van medewerkersStandaarddrempels instellenEen scherm toevoegen en koppelenSchermen beherenEen scherm intrekken of verwijderenDe weergave op het scherm

Het overzicht van vandaag

Het tabblad Overzicht laat in één oogopslag zien hoe druk het vandaag is in alle kantoren die u beheert.

  1. Klik in het menu links op Statistieken.
Bovenaan staan de totalen van vandaag: gereserveerd, ingecheckt, het opkomstpercentage en het aantal kantoren boven de drempel. Daaronder heeft elk kantoor een kaart met een meter.

De meter toont de bezetting als percentage van de capaciteit. Het grijze deel is rustig, het groene deel gezond en het oranje-rode deel boven capaciteit. De grenzen zijn de drempelwaarden van het kantoor; zie Standaarddrempels.

  1. Vul bij het zoekveld in: Utrecht
  1. Klik op Utrecht Centraal. Het tabblad Kantoordetail opent voor dit kantoor.

De bezetting per kantoor

Op het tabblad Kantoordetail ziet u voor één kantoor de bezetting van vandaag per ruimte en per parkeerplaats, in de ochtend en de middag.

  1. Klik op Kantoordetail.
  1. Kies bij Selecteer een kantoor de optie Utrecht Centraal.
Links staat de meter van het kantoor met het aantal reserveringen, check-ins en de capaciteit. Als lunch aan staat, ziet u rechts hoeveel medewerkers zich voor de lunch hebben aangemeld.
De tabel Ruimtes toont per ruimte de bezetting in de ochtend en de middag. Grijs is onder de drempel, groen binnen de drempels en rood erboven. Een ruimte met eigen drempelwaarden heeft het label Aangepast.
  1. Klik op Ochtend. De tabel wordt op die kolom gesorteerd. Klik nogmaals om de volgorde om te draaien.
De parkeerplaatsen van het kantoor, op dezelfde manier weergegeven.
De grafiek vergelijkt de ochtend en de middag per ruimte. Sleep in de grafiek om in te zoomen; met de knoppen rechtsboven downloadt u de grafiek als afbeelding.

Tabellen met meer dan acht rijen worden over pagina’s verdeeld; met de pijltjes onder de tabel bladert u verder.

Rapportages over een periode

Het tabblad Rapportage laat zien hoe kantoren en ruimtes over een langere periode zijn gebruikt: de gemiddelde bezetting, reserveringen, check-ins en no-shows. U kunt de gegevens exporteren als CSV-bestand of als PDF-rapport.

  1. Klik op Rapportage.
  1. Klik op Deze maand. Standaard toont de rapportage de huidige week. Met Aangepaste periode kiest u zelf een begin- en einddatum.
  1. Klik op Vorige periode. Onder elk kengetal ziet u nu het verschil met de vorige periode, en de grafiek krijgt een tweede lijn.
De kengetallen van de gekozen periode: gemiddelde bezetting, aantal reserveringen, no-shows (gereserveerd maar niet ingecheckt) en het no-showpercentage.
De bezettingstrend per werkdag, vergeleken met de vorige periode.
Aanwezigheid: per dag het aantal reserveringen naast het aantal check-ins.
De tien ruimtes met de meeste no-shows.
De tabel met alle ruimtes in de selectie. Klik op een kolomkop om op die kolom te sorteren.

Met de keuzelijst Alle kantoren beperkt u de rapportage tot één kantoor.

  1. Klik op Exporteer ruwe data (CSV). Het portaal downloadt een CSV-bestand met de gegevens per ruimte voor de gekozen periode en selectie.
Een melding bevestigt de export.

Exporteer rapport (PDF) opent een afdrukvenster met de kengetallen, de ruimtes en de aanwezigheid van medewerkers. Kies daar Opslaan als PDF. Sta pop-ups toe als het venster niet opent.

Kantoren met elkaar vergelijken

In de rapportage kunt u twee of meer kantoren naast elkaar zetten over dezelfde periode.

  1. Klik op Rapportage.
  1. Klik op Deze maand.
  1. Klik op Kantoren vergelijken.
  1. Zet Amsterdam Zuidas aan.
  1. Zet Utrecht Centraal aan. Zodra er twee kantoren zijn aangevinkt, verschijnt de vergelijking.
De bezettingstrend van elk kantoor als eigen lijn, met daaronder de kengetallen per kantoor.

Aanwezigheid van medewerkers

Onderaan het tabblad Rapportage ziet u per medewerker op hoeveel dagen hij of zij in de gekozen periode op kantoor was, dat wil zeggen heeft ingecheckt.

  1. Klik op Rapportage.
  1. Klik op Deze maand.
De grafiek toont de medewerkers met de meeste aanwezige dagen; de tabel eronder bevat iedereen met een reservering in de periode. Met het zoekveld zoekt u op naam of e-mailadres.
  1. Klik op Anna Dekker. U kunt ook op de drie puntjes aan het eind van de rij klikken.
Per werkdag ziet u of de medewerker een reservering had en of hij of zij heeft ingecheckt.
  1. Klik op Exporteer ruwe data (CSV). Het portaal downloadt de dagen van deze medewerker als CSV-bestand.

Met het kopieerpictogram rechtsboven kopieert u de tabel als tekst, zodat u deze direct in een spreadsheet kunt plakken.

Standaarddrempels instellen

Drempelwaarden bepalen wanneer een kantoor, ruimte of parkeerplaats als rustig, gezond of te vol geldt. Op het tabblad Standaarddrempels stelt u de waarden in die voor de hele organisatie gelden.

  1. Klik op Standaarddrempels.
Links stelt u de standaard voor de organisatie in; de meter laat direct zien hoe de zones eruitzien. Rechts leest u waar u afwijkende waarden per ruimte of parkeerplaats instelt.
  1. Zet de schuifregelaar Minimale drempelwaarde op 55%.
  1. Zet de schuifregelaar Maximale drempelwaarde op 85%.

Het minimum moet lager zijn dan het maximum. Anders verschijnt een melding en kunt u niet opslaan.

  1. Klik op Standaard opslaan.
De nieuwe standaard geldt direct voor alle kantoren, ruimtes en parkeerplaatsen zonder eigen drempelwaarden.

Een scherm toevoegen en koppelen

Met een scherm, bijvoorbeeld een tv in de hal, toont u live hoe druk het op kantoor is. U maakt het scherm aan in het portaal en koppelt het daarna met de code die het scherm zelf laat zien.

  1. Klik op Schermen.
  1. Kies bij Selecteer een kantoor de optie Amsterdam Zuidas.
  1. Klik op + Nieuw scherm.
  1. Vul bij Naam in: Scherm receptie
  1. Klik op Aanraken om te selecteren. Bij Aanraken om te selecteren kiezen bezoekers zelf een weergave op het scherm. Bij Automatisch doorschakelen wisselt het scherm zelf van weergave.
  1. Zet Ruimtes aan.
  1. Zet Parkeren aan. Een weergave die het kantoor niet kan vullen, zoals Parkeren zonder parkeerplaatsen, is uitgeschakeld.

Bij Schermtitel kiest u wat bovenaan het scherm staat. Standaard is dat alleen de naam van het kantoor, zodat een interne naam als "Scherm receptie" niet in beeld komt. Zet Schermnaam tonen na de kantoornaam aan als bezoekers de naam van het scherm wel moeten zien, bijvoorbeeld "Utrecht Centraal · Lobby begane grond".

  1. Klik op + Nieuw scherm. Het nieuwe scherm staat in de lijst met de status In afwachting.

Open nu op het scherm zelf de link van het portaal met /scherm erachter. Het scherm toont een code van zes tekens; zie De weergave op het scherm.

  1. Vul bij 6-tekens code in: K7M2QX
  1. Klik op Koppelen.
Het scherm is gekoppeld en staat op Live. Binnen enkele seconden toont het de bezetting van het kantoor.

Schermen beheren

Op het tabblad Schermen ziet u per kantoor alle schermen, hun status en wanneer ze voor het laatst verbinding hadden. Hier past u de weergaven aan, pauzeert u een scherm of deelt u de link openbaar.

  1. Klik op Schermen.
  1. Kies bij Selecteer een kantoor de optie Utrecht Centraal.
Een gepauzeerd scherm toont alleen de melding dat het gepauzeerd is. Met Pauzeren en Hervatten zet u het stil of weer aan.
  1. Klik op Gedrag bewerken. Onder de rij verschijnen het gedrag en de weergaven van het scherm. Pas ze aan en klik op Opslaan.

Met Schermnaam tonen na de kantoornaam bepaalt u of de naam van het scherm na de naam van het kantoor bovenaan het scherm staat. Staat het vinkje uit, dan ziet u alleen de naam van het kantoor. De wijziging is zichtbaar zodra het scherm zijn gegevens opnieuw ophaalt.

Met Kopiëren NL of Kopiëren EN kopieert u de link naar het scherm, in het Nederlands of het Engels.

  1. Klik op Openbare toegang. Een openbaar gedeeld scherm kan iedereen met de link bekijken, zonder in te loggen en zonder koppelcode. Het portaal vraagt daarom eerst om bevestiging.
  1. Klik op Openbaar delen.
De link van het scherm is nu openbaar.

Een scherm intrekken of verwijderen

Als een scherm wordt vervangen of verdwijnt, trekt u de koppeling in: het scherm verliest direct de toegang en toont weer een koppelcode. Een scherm dat u niet meer nodig hebt, verwijdert u.

  1. Klik op Schermen.
  1. Kies bij Selecteer een kantoor de optie Utrecht Centraal.
  1. Klik op Intrekken.
  1. Bevestig het intrekken in het venster.
Het scherm staat nu op Ingetrokken. Wilt u het later weer gebruiken, maak dan een nieuw scherm aan en koppel dat.
  1. Klik op Verwijderen.
  1. Klik op Verwijder.
Het scherm is uit de lijst verwijderd.

De weergave op het scherm

Het scherm zelf heeft geen inlog nodig. Open in de browser van het scherm de link van het portaal met /scherm erachter. Voeg ?lang=en toe voor een Engelstalig scherm.

Een nieuw scherm toont een koppelcode. Voer die code in bij het scherm in het portaal (Statistieken, tabblad Schermen) en klik op Koppelen.
Na het koppelen toont het scherm de bezetting van het kantoor. Het scherm ververst de gegevens elke 30 seconden.

Bovenaan staat de naam van het kantoor. Dit scherm toont daarachter ook zijn eigen naam, omdat Schermnaam tonen na de kantoornaam voor dit scherm aanstaat; zie Schermen beheren. In de weergave Lunchteller staat een hamburgericoon boven het aantal mensen dat zich vandaag voor de lunch heeft aangemeld.

  1. Klik op Ruimtes. Bij een scherm met Aanraken om te selecteren kiest een bezoeker onderaan de weergave. Na een tijd zonder aanraking keert het scherm terug naar de standaardweergave.
De bezetting per ruimte in de ochtend en de middag.

Wordt het scherm ingetrokken, dan verliest het direct de toegang en toont het weer een koppelcode.