Why at workHelpcentrum
Contact

Kantoorinstellingen

Elk kantoor heeft eigen instellingen: wie er toegang heeft, wie het beheert, welke berichten medewerkers zien en of er lunch wordt besteld.

Portaal 7 min lezenHandleiding voor versie 13.7.1 van het portaal

Op deze pagina
Wie heeft toegang tot een kantoorEen collega toegang gevenGegevens van een collega wijzigenToegang laten eindigen op een datumEen collega de toegang ontnemenKantooradministrators toevoegen en verwijderenBerichten aan medewerkersEen mededeling plaatsenEen mededeling wijzigen of verwijderenEen notificatie inplannenEen notificatie wijzigen of verwijderenLunchaantallen naar de catering sturenDe lunchmail bekijken en testen

Wie heeft toegang tot een kantoor

Alleen collega's van wie het e-mailadres op het tabblad Toegang staat, kunnen in de app een plek op dit kantoor reserveren.

  1. Klik op Toegang.
Links staan de e-mailadressen met toegang, rechts de beheerders van het kantoor. Per collega ziet u naam, e-mailadres, telefoonnummer en of de toegang op een datum eindigt.
  1. Vul bij Zoek op naam, e-mail of telefoon in: Visser

U zoekt op voornaam, achternaam, e-mailadres of telefoonnummer. Met de knoppen naast het zoekveld toont u alleen BHV'ers, collega's met een telefoonnummer of collega's van wie de toegang binnenkort eindigt. Klik op een kolomkop om op die kolom te sorteren.

Een collega toegang geven

Voeg het e-mailadres van een collega toe om hem of haar toegang tot het kantoor te geven. De naam is optioneel.

  1. Klik op Toegang.
  1. Klik op Voeg e-mail toe.
  1. Vul bij Voeg e-mail toe in: jesse.koster@noorderlicht.example
  1. Vul bij Voornaam (optioneel) in: Jesse
  1. Vul bij Achternaam (optioneel) in: Koster
  1. Klik op Toevoegen.
De collega staat nu in de lijst en kan in de app reserveren.

Is de collega al bekend binnen uw organisatie, bijvoorbeeld omdat hij of zij al toegang heeft tot een ander kantoor? Dan vult het portaal de bestaande naam zelf in. Die naam kunt u hier niet wijzigen.

  1. Klik op Voeg e-mail toe.
  1. Vul bij Voeg e-mail toe in: anna.dekker@noorderlicht.example De naam wordt automatisch ingevuld.
  1. Klik op Toevoegen.

Gegevens van een collega wijzigen

U kunt de naam, het gedeelde e-mailadres en het telefoonnummer van een collega wijzigen en aangeven of hij of zij BHV'er is.

  1. Klik op Toegang.
  1. Klik op Collega bewerken. Dit is het potloodje in de rij van de collega.
  1. Vul bij Telefoonnummer in: 06-45678901
  1. Zet BHV'er aan.

De naam geldt voor alle kantoren waar de collega toegang heeft en is de naam die in de app wordt getoond. Gedeeld e-mailadres, telefoonnummer en BHV'er gelden alleen voor dit kantoor.

  1. Klik op Opslaan.
  1. Klik op BHV'er maken. Het portaal vraagt dit alleen als u de BHV-instelling wijzigt.
De gegevens zijn opgeslagen. Het tasje achter de voornaam toont dat de collega BHV'er is.

U kunt iemand ook direct in de lijst BHV'er maken of dat weer intrekken met het tasje in de rij.

Toegang laten eindigen op een datum

Gaat een collega uit dienst? Plan dan in wanneer de toegang eindigt. Tot die dag kan de collega gewoon reserveren en inchecken; daarna verdwijnt hij of zij automatisch uit de lijst.

  1. Klik op Toegang.
  1. Klik op Verwijdering inplannen. Dit is het kalendericoon in de rij van de collega.
  1. Kies bij Laatste werkdag de laatste dag waarop de collega nog toegang heeft, hier 27 maart 2026.

Het portaal toont vanaf welke dag de toegang eindigt en of er reserveringen worden geannuleerd. Zijn er reserveringen op of na die dag, dan moet u eerst bevestigen dat u dat begrijpt.

  1. Klik op Inplannen.
In de kolom Toegang eindigt staat nu wanneer de collega vertrekt.

Bedenkt u zich? Open het kalendericoon opnieuw en klik op de middelste knop, Annuleren, naast Inplannen.

Een collega de toegang ontnemen

Verwijdert u een collega uit de lijst, dan kan hij of zij direct niet meer op dit kantoor reserveren.

  1. Klik op Toegang.
  1. Klik op Verwijder. Dit is het prullenbakje in de rij van de collega.
Het portaal toont eerst wat er wordt geannuleerd: reserveringen vanaf vandaag, plaatsen in groepsreserveringen en reserveringen van faciliteiten. Ook ziet u of de collega nog toegang heeft tot andere kantoren.
  1. Zet Ik begrijp dat deze reserveringen worden geannuleerd aan.

Wilt u de collega ook uit de andere kantoren verwijderen die u beheert? Vink dan ook de onderste optie aan.

  1. Klik op Verwijder.
De collega staat niet meer in de lijst.

Geannuleerde reserveringen komen niet terug als u de collega later opnieuw toevoegt.

Kantooradministrators toevoegen en verwijderen

Kantooradministrators kunnen de instellingen, ruimtes en toegang van het kantoor wijzigen. Voeg ten minste een tweede administrator toe, zodat het kantoor ook beheerd wordt als de eigenaar afwezig is.

  1. Klik op Toegang.
Rechts op het tabblad Toegang staan de kantooradministrators en de officemanagers, elk op een eigen tabblad. De kantooreigenaar is gemarkeerd met een ster.
  1. Vul bij Voeg admin e-mail toe in: lars.visser@noorderlicht.example
  1. Klik op Toevoegen.
De nieuwe administrator staat in de lijst. Heeft hij of zij nog geen account voor het portaal, dan wordt dat aangemaakt en ontvangt hij of zij de inloggegevens per e-mail.

Achter elk e-mailadres staan drie knoppen: de ster maakt iemand kantooreigenaar (alleen de eigenaar kan het eigendom overdragen), de envelop stuurt de inloggegevens opnieuw en het schildje ontneemt de beheerrechten. Bij uw eigen e-mailadres ontbreken die knoppen.

  1. Klik op Beheerrechten intrekken.
  1. Klik op Verwijder.

De kantooreigenaar kunt u niet verwijderen. Draag eerst het eigendom over aan een andere administrator met de ster.

Berichten aan medewerkers

Op het tabblad Communicatie beheert u twee soorten berichten voor iedereen met toegang tot het kantoor: mededelingen en notificaties.

  1. Klik op Communicatie.
Bovenaan staan de mededelingen, daaronder de notificaties. Ze zijn gegroepeerd op wat ze nu doen: nu actief, gepland, of afgelopen of verzonden.

Een mededeling is een banner bovenaan in de app, zichtbaar van de startdatum tot en met de einddatum. Een notificatie is een pushbericht dat op een gepland tijdstip naar de telefoon van medewerkers gaat, eenmalig of op vaste weekdagen.

Klik op een bericht om het te wijzigen of te verwijderen. Afgelopen en verzonden berichten kunt u inklappen door op de kop van die groep te klikken.

Een mededeling plaatsen

Met een mededeling toont u medewerkers een korte boodschap bovenaan in de app, bijvoorbeeld over onderhoud of een feestdag.

  1. Klik op Communicatie.
  1. Klik op Creëer nieuwe mededeling.
  1. Vul bij Bericht in: Vrijdag 20 maart is de kantine gesloten. Neem zelf lunch mee.

De startdatum staat al op vandaag en de einddatum ook. Kies een andere einddatum als de mededeling langer moet blijven staan.

  1. Klik op het kalendericoon bij de einddatum.
  1. Kies 20 maart in de kalender.

Zet de schakelaar onder de datums aan als het kantoor op die dagen dicht is: dan kunnen medewerkers op de gekozen datums niet reserveren.

  1. Klik op Creëer.
De mededeling staat bij Nu actief en is direct zichtbaar in de app.

Een mededeling wijzigen of verwijderen

Klik op een mededeling om de tekst of de datums aan te passen, of om haar te verwijderen.

  1. Klik op Communicatie.
  1. Klik op de mededeling.
  1. Vul bij Bericht in: Goede Vrijdag en Pasen: het kantoor is gesloten.
  1. Klik op het kalendericoon bij de einddatum.
  1. Kies 6 april (Tweede Paasdag) in de kalender.
  1. Klik op Opslaan.
De mededeling is aangepast en loopt nu tot en met Tweede Paasdag. Het label Niet-werkdag geeft aan dat er op die dagen niet gereserveerd kan worden.
  1. Klik op de mededeling die u wilt verwijderen.
  1. Klik op Verwijder mededeling.
  1. Klik op Verwijder.
De mededeling is verwijderd.

Een notificatie inplannen

Een notificatie is een pushbericht op de telefoon van iedereen met toegang tot het kantoor. U kiest wanneer het wordt verzonden, eenmalig of elke week op dezelfde dagen.

  1. Klik op Communicatie.
  1. Klik op Creëer nieuwe notificatie.
  1. Vul bij de Nederlandse tekst in: Meld je vóór 10.00 uur aan voor de lunch op kantoor.
  1. Vul bij de Engelse tekst in: Sign up for lunch at the office before 10:00. De Engelse tekst is optioneel. Medewerkers die de app in het Engels gebruiken, krijgen deze tekst.
  1. Klik op het kalendericoon bij de geplande datum.
  1. Kies 18 maart in de kalender.
  1. Vul bij het uur in: 08
  1. Vul bij de minuten in: 00
  1. Zet Terugkerend aan.
  1. Klik op het kalendericoon bij de vervaldatum.
  1. Kies 31 maart in de kalender.
  1. Zet Woensdag aan.

Een terugkerende notificatie wordt vanaf de geplande datum elke gekozen weekdag op het geplande tijdstip verzonden, tot en met de vervaldatum.

  1. Klik op Creëer.
De notificatie staat bij Gepland.

Een notificatie wijzigen of verwijderen

Klik op een notificatie om de tekst, het tijdstip of de herhaling aan te passen, of om haar te verwijderen.

  1. Klik op Communicatie.
  1. Klik op de notificatie.
  1. Vul bij de Nederlandse tekst in: Vergeet niet je werkplek en parkeerplaats voor volgende week te reserveren.
  1. Vul bij de Engelse tekst in: Don't forget to book your workplace and parking space for next week.
  1. Klik op Opslaan.
De notificatie is aangepast.
  1. Klik op de notificatie die u wilt verwijderen.
  1. Klik op Verwijder notificatie?.
  1. Klik op Verwijder.
De notificatie is verwijderd.

Lunchaantallen naar de catering sturen

Het portaal kan elke dag automatisch een e-mail sturen met het aantal lunches per dag voor de komende periode. Zo weet de catering hoeveel lunches er nodig zijn.

  1. Klik op Catering.
  1. Zet Catering notificaties inschakelen aan.
  1. Vul bij E-mailonderwerp in: Lunchaantallen {officeName}
  1. Vul bij E-mailbericht in: Beste collega's van de catering, Hieronder staan de lunchaantallen voor {officeName} voor de komende werkdagen. {officeName} wordt in de e-mail vervangen door de naam van het kantoor.
  1. Vul bij Ontvangers in: catering@smaakvol-bedrijfscatering.example; facilitair@noorderlicht.example Scheid meerdere adressen met een puntkomma.
  1. Vul bij Verzendtijd in: 10:00

Het aantal dagen vooruit kan niet groter zijn dan de planperiode van het kantoor. Kies bij Tijdzone ontvanger de tijdzone van de catering; het portaal toont daaronder op welk tijdstip (in UTC) de e-mail wordt verstuurd.

  1. Klik op Instellingen opslaan.
De instellingen zijn opgeslagen. Vanaf nu gaat de e-mail elke dag op het gekozen tijdstip naar de ontvangers.

De lunchmail bekijken en testen

Onder de instellingen ziet u hoe de e-mail aan de catering eruitziet, met de lunchaantallen zoals die nu bekend zijn. Met een test-e-mail controleert u of de ontvangers hem krijgen.

  1. Klik op Catering.
  1. Klik op E-mailvoorbeeld. Het voorbeeld klapt open. Klik nog een keer op de kop om het weer in te klappen.
Het voorbeeld toont het onderwerp, het bericht en per werkdag het aantal lunches, met {officeName} al vervangen door de naam van het kantoor. Het wordt bijgewerkt nadat u de instellingen hebt opgeslagen.
  1. Klik op Test e-mail versturen. Het portaal meldt of de test-e-mail is verstuurd.

De test-e-mail gaat naar de opgeslagen ontvangers. Sla wijzigingen dus eerst op.