Why at workHelpcentrum
Contact

Kantoren beheren

Onder Mijn kantoren beheert u alles wat medewerkers in de app kunnen reserveren: kantoren, ruimtes, afdelingen, parkeerplaatsen en faciliteiten.

Portaal 5 min lezenHandleiding voor versie 13.7.1 van het portaal

Op deze pagina
Overzicht van uw kantorenEen kantoor toevoegenAlgemene instellingen van een kantoorFuncties van een kantoor aan- en uitzettenRuimtes toevoegen en wijzigenEen ruimte verwijderenAfdelingen en hun ruimtesEen kantoor verwijderen

Overzicht van uw kantoren

Mijn kantoren is de startpagina voor beheerders. Hier ziet u al uw kantoren, met per kantoor het aantal ruimtes, gebruikers, parkeerplaatsen en faciliteiten.

Bovenaan staan drie tabbladen: Kantoren, Parkings en Faciliteiten. Onder de kop ziet u hoeveel u van elk heeft.

Achter elk kantoor staan labels met het aantal ruimtes, gebruikers, parkeerplaatsen en faciliteiten. Het label Plattegrond betekent dat het kantoor met een plattegrond werkt; Verborgen betekent dat het kantoor niet in de app te zien is.

  1. Vul bij Zoeken op naam... in: Utrecht De lijst toont direct alleen de kantoren waarvan de naam overeenkomt.
  1. Klik op Filters wissen. Alle kantoren staan weer in de lijst.

Met de keuzelijsten naast het zoekveld filtert u op zichtbaarheid in de app en op plattegrond, en kiest u de sortering.

  1. Kies bij Sorteren op de optie Meeste ruimtes. Het kantoor met de meeste ruimtes staat nu bovenaan.
  1. Klik op Rasterweergave. De kantoren worden als tegels naast elkaar getoond. Met Lijstweergave gaat u terug naar de lijst.
De kantoren in rasterweergave.
  1. Klik op Utrecht Centraal. De pagina van het kantoor opent.
Op de pagina van een kantoor staan de instellingen verdeeld over tabbladen: Algemeen, Toegang, Ruimtes, Faciliteiten, Parkeerplaatsen, Communicatie en Catering.

Een kantoor toevoegen

Een nieuw kantoor heeft alleen een naam en een bedrijf nodig. Alle andere instellingen hebben een standaardwaarde, die u later kunt aanpassen.

  1. Klik op Creëer nieuw kantoor.
Het formulier voor een nieuw kantoor opent. Rechts ziet u een samenvatting van de instellingen.
  1. Vul bij Kantoornaam in: Rotterdam Kop van Zuid
  1. Kies bij Bedrijf de optie Noorderlicht Advies. U kiest uit de bedrijven waarvoor u beheerder bent.

Capaciteit, functies, boekingsperiode en de link op de homepage kunt u nu al invullen, of later op het tabblad Algemeen van het kantoor.

  1. Klik op Opslaan. Het kantoor wordt aangemaakt en de pagina van het nieuwe kantoor opent.
Het nieuwe kantoor, klaar om verder in te richten.

Voeg daarna ruimtes toe op het tabblad Ruimtes en geef medewerkers toegang op het tabblad Toegang. Zonder ruimtes kan er in het kantoor niets gereserveerd worden.

  1. Klik in het menu links op Mijn kantoren.
Het nieuwe kantoor staat in de lijst van uw kantoren, met het label Verborgen: Zichtbaar in app staat standaard uit. Zet dit aan op het tabblad Algemeen zodra het kantoor klaar is.

Algemene instellingen van een kantoor

Op het tabblad Algemeen van een kantoor stelt u de naam, de capaciteit en de boekingsperiode in. De samenvatting rechts laat direct zien wat uw wijzigingen betekenen.

Het tabblad Algemeen opent als eerste wanneer u een kantoor opent.
Onder Identiteit staan de naam van het kantoor en het bedrijf. Met Zichtbaar in app bepaalt u of medewerkers het kantoor in de app zien.
  1. Vul bij Gewenste capaciteit in: 75 Dit is het percentage van alle plekken dat medewerkers mogen reserveren. Onder de schuifbalk ziet u hoeveel plekken dat zijn.
  1. Vul bij Minimale drempelwaarde in: 30
  1. Vul bij Maximale drempelwaarde in: 85 Tussen deze twee drempelwaarden geldt de bezetting als comfortabel. Ze worden gebruikt bij de bezettingsmeters in de statistieken en op schermen.
  1. Zet Capaciteit mag niet worden overschreden aan. Medewerkers kunnen dan niet meer reserveren als de gewenste capaciteit is bereikt.
  1. Vul bij Invul termijn (Dagen) in: 21 Zo ver vooruit kunnen medewerkers reserveren. De melding eronder toont tot welke datum dat vandaag is.
  1. Wilt u een andere tijdzone? Klik bij Tijdzone reserveringen op de huidige tijdzone en typ een deel van de naam om te zoeken. Klik daarna op de gewenste tijdzone.

Onder Link op de homepage kunt u een webadres opgeven dat medewerkers op de startpagina van de app zien, bijvoorbeeld het intranet.

  1. Klik op Opslaan. U ziet een melding dat het kantoor is opgeslagen.
De wijzigingen zijn opgeslagen.

Zolang u niet hebt opgeslagen, staat in de samenvatting "Er zijn nog niet opgeslagen wijzigingen". Uw wijzigingen blijven bewaard als u tussendoor een ander tabblad opent.

Functies van een kantoor aan- en uitzetten

Onder Functies op het tabblad Algemeen bepaalt u wat medewerkers in de app voor dit kantoor kunnen gebruiken: lunch, QR-codes, plattegronden en groepsreserveringen.

Elke functie heeft een schakelaar met een korte uitleg. Oranje betekent aan.

Plattegronden kunnen alleen aan als QR-codes aan staan, en groepsreserveringen alleen als plattegronden aan staan. Zet u QR-codes uit, dan gaan plattegronden en groepsreserveringen ook uit.

Met plattegronden aan bepaalt de plattegrond hoeveel plekken een ruimte heeft. De capaciteit van die ruimtes kunt u dan niet meer met de hand wijzigen.

  1. Zet Reserveren als groep aan. Er verschijnen twee extra velden voor de groepen.
  1. Vul bij Maximale groepsgrootte (optioneel) in: 8
  1. Vul bij Maximaal aantal groepsleiders (optioneel) in: 2 Beide velden zijn optioneel. Het aantal groepsleiders mag niet groter zijn dan de groepsgrootte.
  1. Klik op Opslaan. De samenvatting rechts toont welke functies nu aan staan.
Groepsreserveringen staan nu aan voor dit kantoor.

Ruimtes toevoegen en wijzigen

Medewerkers reserveren een plek in een ruimte. Op het tabblad Ruimtes legt u per ruimte vast hoeveel plekken er zijn.

  1. Klik op Ruimtes.
Links staan de afdelingen, rechts de ruimtes, gegroepeerd per afdeling. Op elke ruimte ziet u het aantal plekken.
  1. Klik op Creëer nieuwe ruimte.
  1. Vul bij Ruimte naam in: Projectkamer
  1. Vul bij Maximum capaciteit in: 6

De drempelwaarden zijn optioneel. Vult u ze niet in, dan gelden die van het kantoor.

  1. Klik op Creëer.
De nieuwe ruimte staat bij de ruimtes zonder afdeling. Hoe u een ruimte aan een afdeling koppelt, leest u bij Afdelingen.
  1. Klik op Focusruimte. Het venster om de ruimte te bewerken opent.
  1. Vul bij Maximum capaciteit in: 8
  1. Klik op Bewerk.
De ruimte heeft nu 8 plekken.

Werkt het kantoor met een plattegrond, dan vraagt het portaal bij een nieuwe ruimte niet om een capaciteit: de ruimte begint zonder plekken, en de werkplekken die u in de plattegrondeditor tekent bepalen de capaciteit.

Een ruimte verwijderen

Voordat een ruimte wordt verwijderd, laat het portaal zien wat dat betekent: hoeveel reserveringen worden geannuleerd en voor hoeveel collega’s.

  1. Klik op Ruimtes.
  1. Klik op Lounge.
  1. Klik op Verwijder ruimte.
Het portaal toont hoeveel reserveringen vanaf vandaag worden geannuleerd. De collega’s krijgen daarvan bericht.
  1. Zet Ik begrijp dat deze reserveringen worden geannuleerd aan. Pas daarna kunt u op Verwijder klikken.

Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Staat de ruimte op een plattegrond, dan worden ook de omtrek en de werkplekken van de plattegrond gehaald.

  1. Klik op Verwijder.
De ruimte is verwijderd.

Afdelingen en hun ruimtes

Met afdelingen groepeert u ruimtes, bijvoorbeeld per team. Een ruimte kan bij meer dan één afdeling horen. U beheert afdelingen op het tabblad Ruimtes.

  1. Klik op Ruimtes.
  1. Klik op Creëer nieuwe afdeling.
  1. Vul bij Naam in: Marketing
  1. Klik op Lounge. Een vinkje geeft aan dat de ruimte bij de afdeling hoort. Klik nogmaals om de ruimte weer weg te halen.
  1. Klik op Focusruimte.
  1. Klik op Creëer.
De afdeling staat in de lijst. Rechts staan haar ruimtes nu onder de naam van de afdeling.
  1. Klik op Finance. Het venster om de afdeling te bewerken opent.
  1. Klik op Teamruimte Advies.
  1. Klik op Opslaan.
Finance heeft nu twee ruimtes.

In hetzelfde venster wijzigt u de naam van de afdeling of verwijdert u de afdeling met Verwijder afdeling. De ruimtes zelf blijven dan bestaan.

Een kantoor verwijderen

Een kantoor verwijdert u onderaan de samenvatting op het tabblad Algemeen. Het portaal laat eerst zien wat er met het kantoor verdwijnt.

  1. Klik op Verwijder kantoor.
U ziet hoeveel collega’s toegang verliezen, hoeveel reserveringen worden geannuleerd en welke parkeerplaatsen en faciliteiten worden verwijderd. Parkeerplaatsen en faciliteiten die ook bij een ander kantoor horen, blijven daar beschikbaar.
  1. Zet Ik begrijp wat er wordt geannuleerd en verwijderd aan.

Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Twijfelt u, klik dan op Annuleer.

  1. Klik op Verwijder. U keert terug naar Mijn kantoren; het kantoor staat niet meer in de lijst.
Het kantoor is verwijderd.