Why at workHelpcentrum
Contact

Medewerkers aanmelden

Als officemanager meldt u medewerkers aan op kantoor en maakt u reserveringen namens hen.

Portaal 4 min lezenHandleiding voor versie 13.7.1 van het portaal

Op deze pagina
Een kantoor kiezen en een medewerker zoekenDagen kiezen voor een medewerkerEen medewerker aanmelden voor een dagEen vaste werkplek kiezen op de plattegrondEen parkeerplaats reserverenEen reservering wijzigen of verwijderen

Een kantoor kiezen en een medewerker zoeken

Na het inloggen als officemanager opent het portaal op Medewerkers aanmelden. Links kiest u het kantoor; daarna ziet u alle medewerkers die toegang hebben tot dat kantoor.

Links staan de kantoren die u beheert. Zolang er geen kantoor is gekozen, blijft de lijst met medewerkers leeg.
  1. Klik op Utrecht Centraal. De medewerkers van dit kantoor verschijnen in een tabel, met naam, e-mailadres, telefoonnummer en status. Het portaal onthoudt het gekozen kantoor voor de volgende keer.
Een rood kruis bij de naam en de status BHV'er tonen de bedrijfshulpverleners; Vertrekt toont wanneer de toegang van een medewerker eindigt. Klik op een kolomkop om op die kolom te sorteren.
  1. Klik op Bedrijfshulpverleners. De tabel toont alleen nog de bedrijfshulpverleners. Met Alle collega's ziet u weer iedereen; met Vertrekkend alleen de medewerkers van wie de toegang binnenkort eindigt.
  1. Klik op Alle collega’s.
  1. Vul bij Zoek op naam, e-mail of telefoon in: smit De tabel toont direct alleen de medewerkers bij wie deze tekst in de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer voorkomt.

Klik op een medewerker of op Dagen plannen om een of meer dagen voor hem of haar te kiezen en een reservering te maken of te wijzigen. Dat staat in de volgende onderdelen.

Dagen kiezen voor een medewerker

Als u op een medewerker klikt, opent een kalender met de dagen waarop deze medewerker al op kantoor is aangemeld. In deze kalender kiest u ook de dag of dagen voor een nieuwe reservering.

  1. Klik op Dagen plannen.
De kalender toont de huidige maand. Vandaag en de dagen met een reservering zijn gemarkeerd; dagen in het verleden kunt u niet kiezen. Onder de kalender staat hoeveel dagen de medewerker deze maand al is aangemeld.

Met Eén dag (de standaard) opent het venster voor de reservering zodra u op een dag klikt. Met de pijlen boven de kalender bladert u naar een andere maand.

  1. Klik op Meerdere dagen.
  1. Klik op de pijl naar de volgende maand.
  1. Klik op maandag 6 april.
  1. Klik op de eerste en de laatste dag, bijvoorbeeld 6 en 8 april.
De dagen ertussen worden mee geselecteerd. Met de knop rechtsonder plant u ze in één keer: u kiest dan één keer een ruimte, die voor elke dag geldt.
  1. Klik op Annuleer.

Een medewerker aanmelden voor een dag

U meldt een medewerker aan door een reservering voor hem of haar te maken: per dagdeel (ochtend en middag) kiest u een afdeling en ruimte, en eventueel een parkeerplaats en lunch.

  1. Klik op Dagen plannen.
  1. Klik op dinsdag 17 maart. Het venster voor de reservering opent.
Bovenaan staan de medewerker en de gekozen datum, met daaronder de tabbladen Ochtend en Middag. Per dagdeel kiest u een afdeling en een ruimte; bij elke ruimte ziet u hoeveel plaatsen er nog vrij zijn.
  1. Klik op Advies. De lijst met ruimtes toont nu de ruimtes van deze afdeling, plus de ruimtes die bij geen enkele afdeling horen.
  1. Klik op Teamruimte Advies. Kan in deze ruimte een werkplek via de plattegrond worden gereserveerd, dan verschijnt de plattegrond. Een werkplek kiezen is niet verplicht; zie Een vaste werkplek kiezen op de plattegrond.
  1. Zet Lunch aan.
  1. Klik op Middag.
  1. Klik op Hetzelfde als de ochtend. De middag krijgt dezelfde afdeling en ruimte als de ochtend. Een vinkje op een tabblad laat zien dat dat dagdeel is ingevuld.
Onderaan ziet u wat er voor de ochtend en de middag is gekozen, voordat u opslaat.
  1. Klik op Opslaan.
Een melding bevestigt dat de wijzigingen zijn opgeslagen. De kalender opent weer; de nieuwe dag is gemarkeerd.

Komt een medewerker maar een halve dag, kies dan alleen bij dat dagdeel een ruimte. Klikt u nogmaals op een gekozen keuze, dan wordt die weer ongedaan gemaakt.

De kalender volgt de dag van het kantoor, niet die van uw computer. Werkt u vanuit een andere tijdzone, dan is "vandaag" in de kalender de dag die het in het kantoor is. Zo kunt u ook 's avonds laat of vroeg in de ochtend medewerkers aanmelden voor de juiste dag.

Heeft de medewerker nog nooit ingelogd in de app, dan kunt u geen reservering maken en toont het venster een melding.

Een vaste werkplek kiezen op de plattegrond

Heeft het kantoor een plattegrond en kan een ruimte via de plattegrond worden gereserveerd, dan kiest u bij de reservering ook een werkplek voor de medewerker. Op de plattegrond ziet u welke werkplekken al bezet zijn en door wie.

Open de reservering van de medewerker voor de gewenste dag, zoals beschreven in het vorige onderdeel.

  1. Klik op Advies.
  1. Klik op Open werkruimte 3e verdieping. Onder de ruimtes verschijnt de plattegrond. Ruimtes met een plattegrond herkent u aan Kies een werkplek op de plattegrond.
Groene werkplekken zijn vrij, roze werkplekken zijn al geboekt en grijze werkplekken horen niet bij de gekozen ruimte. Met de knoppen rechtsboven zoomt u in en uit; u kunt de plattegrond ook verslepen.
  1. Wijs een roze werkplek aan om te zien wie er zit, met e-mailadres en eventueel telefoonnummer.
  1. Klik op een groene werkplek om die voor de medewerker te kiezen. De werkplek wordt blauw en staat onderaan in de samenvatting.
  1. Klik op Opslaan. De medewerker is aangemeld op deze werkplek.

Een geboekte werkplek kunt u niet kiezen. Met Wissen maakt u de gekozen werkplek weer ongedaan. Voor de middag doet u hetzelfde op het tabblad Middag.

Een parkeerplaats reserveren

Onder elk dagdeel staan de parkeerplaatsen van het kantoor, met het aantal plaatsen dat op die dag nog vrij is. U kunt een parkeerplaats reserveren samen met een ruimte, of alleen een parkeerplaats.

Open de reservering van de medewerker voor de gewenste dag, zoals beschreven in Een medewerker aanmelden voor een dag.

De parkeerplaatsen voor de ochtend, met het aantal vrije plaatsen.
  1. Klik op Parkeergarage Jaarbeurs.
  1. Klik op Middag.
  1. Klik onder de middag ook op Parkeergarage Jaarbeurs.
  1. Klik op Opslaan.

Is een parkeerplaats op die dag vol, dan staat er Vol bij en kunt u hem niet kiezen.

Een reservering wijzigen of verwijderen

Een bestaande reservering wijzigt u in hetzelfde venster als waarin u hem maakt. Een keuze die u ongedaan maakt, verdwijnt bij het opslaan uit de reservering.

Klik op de medewerker. In de kalender zijn de dagen met een reservering gemarkeerd.

  1. Klik op donderdag 19 maart.
Het venster toont de huidige reservering: de gekozen afdeling, ruimte en parkeerplaats zijn gemarkeerd, en onderaan staat wat er per dagdeel is gekozen.
  1. Klik op Middag.
  1. Klik op de gekozen ruimte Teamruimte Advies om de keuze ongedaan te maken.
  1. Klik ook op Parkeergarage Jaarbeurs om de parkeerplaats voor de middag vrij te geven.
  1. Klik op Opslaan. De medewerker is nu alleen nog in de ochtend aangemeld.

Wilt u de hele reservering verwijderen, maak dan alle keuzes ongedaan (ruimtes en parkeerplaatsen van de ochtend en de middag) en klik op Opslaan.